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用时间管理法掌握工作和生活  

2010-06-28 10:03:28|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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你知道“时间就是金钱”这句话是谁说的吗?是本杰明·富兰克林。这位美国著名的学者、政治家、宾夕法尼亚大学的创始人,1736年在他一篇名为《为渴望富裕的人提出的有效建议》的文章中提到了这句话。这句话直到今天同样可以作为一本致富宝典的书名被印在封面上,其中所包含的众多建议,更是反复在金融类畅销书中出现。

按照富兰克林的哲学,时间就是金钱,那么只要你能够有效利用自己的时间,你就可以变得富有。没过多久,这一原则就被企业所采纳。在工业化进程中,以时间作为衡量标准的方法被应用到了生产领域,当时企业的白领阶层暂时还未受其害。

到了20世纪50年代,彼得·德鲁克针对白领阶层阐述了他的“目标管理”学说。根据这一学说,企业不再对个别员工实行硬性管理,而是任由他们安排自己的工作时间,这样做的目的是能够实现既定的、多方共同协商制定的目标。

这种管理体系在相当长的时间里被企业所采纳,直到20世纪80年代中期,企业中出现了新的情况:由于员工的工作量不断增大,企业要在预先确定的时间内完成一些临时制定、加入的目标开始变得困难。因此,他们开始寻找一种能为自己提供支持的手段,时间管理就在这样的背景下应运而生了。此后,员工们开始在培训班上学习各种有效利用时间的方法。比如:

· 首先阐明你的工作目标,并据此给自己制定必要的任务。

· 接着将每项任务划分为若干项你可以在一个月、一周或是一天内完成的阶段性任务。

· 每天下班回家之前,制订出第二天的工作计划。

· 把同一类的事情集中起来一起处理,比如写信、打电话等等。

从时间管理者发展为自我管理者

在接下来的一段时期,这种规划、安排自身工作的方式很快被证明还不够完善。人们继续抱怨:尽管如此,我还是无法完成我的工作任务。每天晚上我的办公桌上都会有一大堆未完成的任务,因此我不得不在办公室工作到很晚,结果,我留给家人、朋友以及自己休息的时间变得越来越少了。就在这样的抱怨声中,“时间管理”经过进一步的完善,演变成了更有效的“自我管理”模式。

“自我管理”与传统的“时间管理”的区别在于,每个人不仅要询问自己:“哪些任务是我在某项工作中必须完成的?”同时还要明白,“我个人觉得什么才是重要的?哪些任务我必须,而且也希望在业余时间完成?”

如果一个人能够回答好这些问题,那他的日程表上除了“与领导商谈”,肯定还会出现“家长会”和“背部体操”之类的内容。

“自我管理”还十分注重对任务的分析与调查,以明确某项任务应该被归为“重要任务”还是“紧急任务”。“紧急”这个词,背后隐藏的往往是时间的紧迫性或是对其他事情的直接影响。与此相反,“重要”涉及的才是任务的内容本身。

在工作领域,“紧急任务”往往是及时回复他人。许多事情是向客户承诺过的,所以“今天无论如何都要给对方一个答复”。家庭方面,如果家里没有食物,而孩子又在等着吃饭,那么购物就算得上是“紧急任务”了。此外,月末交房租同样也属于一项“紧急任务”。

培训新员工则属于工作中的“重要任务”,否则新员工进入不了状态,既浪费钱,又无法为企业创造任何利润。此外,在企业中引进能够提高工作效率的软件,也是我们应该给予重视的“重要任务”。私人领域中,“重要任务”包括抽出足够的时间与孩子及爱人交谈、定期检查身体以及早发现疾病等等。

根据“重要任务”与“紧急任务”的区别,“时间管理”及“自我管理”定义了以下四种任务类型。

A类任务:这类任务既重要,同时也十分紧急,你必须马上完成。

事例:

· 孩子摔倒时对他们进行安慰。

· 你正打算出国旅行,可是发现自己的护照过期了,这时你要去申请延长旅行护照的有效期。

· 你的重要客户提出不满后,给他回个电话。

B类任务:这类任务很重要,但不是很紧急,因此可以暂时放一放。根据其重要性,你也可以选择交由他人去处理。

事例:

· 距规定的纳税期限还有一段时间,但可以提前做报税单。

· 厨房的水龙头漏水,请人来修理。

· 培训新的同事/员工,让他们熟悉工作。

C类任务:这类任务的重要性相对低一些,但是十分紧急。你可以根据实际情况委托别人去处理。(工作上的事可以委托给同事、相关的专业部门或是专门的服务提供商,私人事宜则可以交给爱人、钟点工或是其他的服务提供商。)

事例:

· 把填好的转账单送到银行。

· 家里的植物缺水时给它们浇水。

· 处理某位相对来说不重要的客户的订单。

D类任务:这类任务既不重要也不紧急,你可以放心地把它们丢在一边,不去操心。

事例:

· 拆阅邮箱里或是办公桌上的广告信。

· 熨烫内衣或餐巾。

对于上述这些有关“紧急任务”与“重要任务”的事例,你是不是会有一些反对意见呢?比如当我们把“熨烫内衣或餐巾”这项任务归入D类任务时,你可能会问:“这件事真的不用去做吗?”也许对你来说,把内衣熨平或把餐巾整整齐齐地摞在一起是非常重要的,那么你完全可以把这项任务归入其他你认为合适的类别。同样,厨房的水龙头不断滴水可能会让你感到心烦意乱,或者你反对任何浪费水的行为,那么“请人修理水龙头”这件事就不应该被归入B类任务(重要但不紧急),而是应该当做A类任务(既重要又紧急)来处理。这说明:我们分别赋予各项任务何种意义,完全取决于我们自身的价值体系。

今天不太紧急的任务,明天可能就会十会紧迫

哪些任务你会一拖再拖,直至它们变得十分紧迫?这些任务是否都属于同一类别?最常见的例子包括写公函之类的行政事务、熨衣服之类的日常工作以及汇款之类的经济事务等等。考虑一下,你有没有可能把这些“讨厌的工作”委托给别人去做?如果可能的话,你会委托给谁?倘若这些工作非你亲自完成不可,那么在你“崩溃”之前,最好赶快抓紧时间去做。这是一项非常有效的自我管理技巧,它能帮助你摆脱沉重的负担,从而作好准备去面对其他真正紧张、重要的工作。

随着时间的推移,各项任务的性质可能会发生一些变化,这一点将给我们的分类工作造成不小的困难。我们还是举前面提过的厨房水龙头漏水的例子:当水龙头每四分钟才漏出一滴水的时候,我们可能并不会把它当成一回事,因而修理工作被一拖再拖。结果,当某天水突然从水管中倾泻而出的时候,原先并未引起我们多少重视的工作,一下子就变得十万火急了。

任务的紧迫性以及由此所产生的忙碌,多数都是我们自己造成的。

因为时间难以控制,所以我们只能选择控制自我。比如说,我们只能通过重新规划工作结构以及尽量协调自身任务与利益的方法,实现对那些我们能够支配的时间的高效利用。

由此,“时间管理”及“自我管理”发展成为了真正的工作技巧。随着我们日常生活的涉及面越来越广,各项有待完成的任务差别不断增大,这种技巧就显得越发重要了。

也正因为如此,当慕尼黑的大学教师卡尔海因茨·A·盖斯勒(Karlheinz A. Gei?ler)指出“时间管理”不过是渴望幸福的一种现代化表现形式时,许多人都感到非常难以理解。盖斯勒认为,虽然“时间管理”能够为日常工作、生活的时间规划提供实际的帮助,但与此同时,它往往会和无法满足的期待、错误的建议以及“闪烁”在我们面前的幸福承诺联系在一起。因此,“时间管理”不过是一种吸引人的现代童话罢了。

不过有人可能会这样反驳:“时间管理”并不是一种人生哲学,因而它不可能唤起人们对幸福的追求。

“时间管理”是这样一种工作技巧,它能帮助我们规划我们的日常生活,同时可以令我们把精力集中到重要的事情上。

由于外界以及我们自身对自己提出的要求越来越多,我们越发明显地感受到了时间的短缺。可以说,这是社会加速发展带来的必然结果。“时间管理”将成为你战胜这些挑战的第一步。

 摘自《减速工作,加速成功》中信出版社

用时间管理法掌握工作和生活 - 中信出版社 - 中信出版社

 

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